[大人學] 002 101專案管理一日特訓班 心得 (實體課程)

上課日期：2024.02.04
講師：Bryan

在旅日多年靠大人學Podcast和線上課程來培養自己職場思維多年，可以上大人學實體課的日子終於到來了，因為轉職的關係，有機會以「日本公司外派社員」的身分回到台灣一年，於是就想利用這一年時間，將幾個一直很想聽的大人學課程都給收集起來。

說是收集好像也不太好，到底而言，是希望以學習現階段職涯，或是人生軌跡中終將遇到的問題的解決方案為主，來挑選這一年想在台灣上的課程，畢竟實體課只能收聽一次，而且價格不斐，雖說可以近距離看到大人學的講師群，一飽粉絲見偶像的夢想，但總還是得慎選課程，才符合『用經營公司的思維經營你的人生』中所描述的「好的投資」，畢竟時間可說是人生當中最稀缺的資源。

第一次的課程竟然是獻給「專案管理的一日特訓班」，說到底，我的工作是一個半導體工程師，對所謂的「專案」感受並不那麼強烈，過去在職場中我曾任職所謂「專案經理(Project Manager)」，但這裡所講的專案經理是一種職稱，是介於「資深工程師」到「副理(Section manager)」中間的職位，對我而言比較接近「儲備幹部」的意思，所以雖然掛了專案經理的頭銜多年，卻完全不知道所謂的專案究竟是怎麼一回事。

我自己的感受，在半導體開發項目當中，一個世代的製程我們會稱作「專案」，例如「oo奈米世代快閃記憶體開發專案」，而這個領導專案的頭頭，不是我們在業界專案中所知道的PM，而是半導體工程師的管理階層 (開發部經理)，因此這個專案的領導者就是我的老闆，而我們的工作就是想辦法跨組織去解決問題，達成這個專案當中的各個項目，最終讓專案頭頭能夠順利使此專案結案。所以我們這些研發人員，大概就算是專案當中的「專案人員」，聽命於「專案經理 (開發部經理)」，當我們有問題時，可提請開發部經理幫我們跨組織協調資源，跟公司高層﹑客戶端疏通(利益關係人)。這大概就是我想像中的專案。

但實際上我在工作中，並不太會有在「執行專案」的思維，因為半導體的開發專案就是一個垂直階層的組織，年輕的我們層級還不夠高，沒有辦法體會到當中跨部門協調，取得資源，說服利益關係人寬限專案的日期等等的流程和狀態，所以大致上還是比較偏向「替主管辦事」這樣的做事思維，因此把一個課題想成「一個專案」的思維，在我的腦中是比較缺乏的。

在更換工作後，新的崗位需要我展現更多領導和協調的能力，因此，自己也開始想好好學習以專案管理的思維來安排自己的工作。

當然想學專案管理的想法並不只是為了工作，早在我還沒決定轉職前，就開始在研究關於專案管理這一塊的知識，這當中有個更大的原因，那就是為了人生。我們的人生，說到底也就是一個又一個的專案集合，小至「期中考學習專案」「求職專案」「結婚專案」，大至「職場升遷專案」「幸福人生專案」，那些具有特定目的，特定時程的抽象計畫都可以成為專案，因此，我將專案管理當成是我在大人學課程的第一目標，第一堂就獻給了「專案管理的一日特訓班」。

雖說「專案管理」是第一目標，但在工作上，大概是
V028中階與基層主管的夾縫求生存指南 (線上課程)
A101職場大人學 : 職場人際關係與優勢策略 (實體課程)
更符合我的現在的需求，這兩門課後續也會有心得，到時候也會進行分享。

上完課的感受是，覺得很有趣，也學會不少東西，然後看到Bryan本人真的會超級興奮，老師口條相當好，就跟他在podcast裡一樣的正常發揮。現場是五到六人一組，授課方式主要是聽講，老師會適時提供一些小組作業，讓大家合力進行。有些同學是本來就知道「大人學」，所以才刻意來參加，有些則是公司鼓勵外訓，在不知道「大人學」的狀態下來聽講。下課時會有超多同學圍在老師身邊等著問問題，內容五花八門，不一定跟專案管理相關 (因為我坐在距離老師講台最近的位置，聽得超清楚)，也可能是他們職場的疑難雜症，老師都會給予很實際的建議，有種你與其在Apple podcast留言處問老師問題，不知道老師什麼時候才會回你，不如就直接花錢現場來問老師比較快的感覺 (笑)。

至於授課內容，實際上還是以「專業的專案管理」思維為主，老師會用淺顯易懂的語言來講述，讓外行人能都能輕鬆了解專案管理的艱辛，如果你的工作是直接與專案管理相關，那這門課確實是能夠馬上就套用在職場上，然而像我這樣在龐大組織當中求生的半導體工程師，大抵而言是很難立即將專案管理的思維套進去使用的，所以大概得讓我先內化專案管理的思考模式，慢慢一點一點在生活中實踐，我才能夠去評論這門課對我的幫助。

說到專案管理，在分享課程筆記之前，我倒比較想先分享大人學podcast兩位講師都談過關於專案管理的概念
EP87 : 大人與小孩的腦袋有什麼不同，大人擁有一套思考的作業系統，Bryan的系統叫作「專案管理」
EP214 : 專案管理怎麼學 (主講人: Joe)
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專案管理的概念 (from EP87)
(1) 以終為始
先想目的，幻想出最終想要看到的結果
先釐清目標，界定要產出的東西，之後再開始建立流程
(2) 動態規劃
按照計畫行動，但依據成果定期調整計畫
(3) 思考風險
在各種計劃下都思考備案，以及評估各類風險發生時所需的錦囊
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專案管理須具備的能力 (from EP214)
(1) 具備管理專案的專業知識
(2) 具備管理專案的管理知識
– 看懂局 (事態的發展)、謀劃力、影響力

因此得具備「核心技能(專業能力)」以及「支援技能(管理能力、人際溝通能力)」
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以下則分享關於課程當中的一些筆記
● 專案管理
1. 團隊合作的共同語言 (受過專案管理訓練的人會自動各司其職)
2. 喬人，喬事，喬時間，喬資源
(ps. 美國企業的高階主管多是PM出身)
3. 產值爆發的企業多是「專案型」公司
4. 專案的範疇: 人事時地物錢+應變

● 開場，某天你的老闆突然告訴你「OO，六月我們要去德國辦商展，這工作就交給你了」，你的首要任務不是去google「如何辦商展」，第一件事是先跟老闆(利害關係人)確定「人事時地物」等需求。

專案的重點在於「你的利害關係人想要什麼需求」
所以我們要問老闆「您想像的商展成功是想達到什麼效果」「多大的規模」「為期要幾天」「多少預算」「多少人力」「有限預算下最優先要達成的部分是什麼」

之後則開始擬定「工作包」Work package
於是便開始使用工作階層
● WBS (Work breakdown structure)
– WBS的效果 ①好懂 ②利於分工 ③專業團隊可以將各個大項目帶出去展開工作包
– WBS 的重點 ①有階層代碼 ②每個內容物都是名詞 ③是看的到，可以衡量的東西
如此我們才能具體去評估每項工作完成的狀況

● WBS的例子
出國留學專案 (抽象)
目標：成功完成留學生活的一切事宜(找到學校，找到住宿，開始就學)
於是擬定出WBS如下 :
1 留學文件
  1.1 護照
  1.2 申請書
  1.3 研究計畫書
2 美國學校申請資訊
   2.1 美國OO學科排名表
   2.2 領域前五名大學申請流程項目表
   2.3 領域前五名大學教授領域整理表
2 國外生活事宜
  2.1 美國租屋流程表
  2.2 美國城市租屋價位比較表
  2.3 租賃契約
  2.4 留學帳戶OO元準備金
(小細節稱為交付清單：deliverables)

● 工作包(名詞) — 任務 (主詞+動詞+受詞)
● WBS最一開始討論得越想進越好，因為越早修正，所花費的成本越低
● PM的重點在面對變動
● PM的工作就是「喬」，在國外，專業經理人很多都是從PM出身
● 當主管機關不要怕得罪人！！！

● case : 老闆指派你完成一項任務，給了你兩個人，要求在一周之內完成，而在過程中兩個人有各自的需求，你在排定工時／人力分配表(甘特圖)後，老闆突然要求你將其中的人力抽去支援其他處，將其中的小美派去出差，導致你的規劃大亂，而面對變動，正式專案管理的所需具備的思維：
● 完成任務清單，結果遇到變動(小美被送去出差)的八個錦囊 –